Закончился год. Для подготовки годового отчета необходимо обменяться сверочными актами для подтверждения остатков на счетах кредиторской и дебиторской задолженности. Рассмотрим оформление и содержание сверочного акта. 

«Статья 37
(1) Остатки долгов дебиторов и кредиторов в балансе... должны быть согласованы с учетными данными самих дебиторов и кредиторов на дату составления баланса. В спорных случаях остатки в балансе должны указываться в соответствии с данными бухгалтерского учета».
Закон «О годовых отчетах предприятия»

Статья 37 закона «О годовых отчетах предприятия» и определяет необходимость сверять остатки по дебиторам и кредиторам, но не регламентирует способ этой сверки. В бухгалтерской практике используются два основных метода сверки: сверочный акт и указание текущего остатка в счете за услуги. 

Реквизиты сверочного акта

В предыдущих номерах «Бухгалтерской газеты» мы говорили о том, что оформление документов регламентируется правилами Кабинета министров ЛР № 154 1996 года. В Законе о бухгалтерском учете (статья 7) также есть нормы, регламентирующие оформление бухгалтерских документов.
Как любой документ, сверочный акт должен иметь обязательные реквизиты – стороны, подписи, дата, – о правилах заполнения которых мы писали в предыдущих публикациях.
Сверочный акт разрабатывается на предприятии самостоятельно с учетом требований ст. 7 закона «О бухгалтерском учете».
В сверочном акте обязательно должны быть название «Сверочный акт» (или аналогичное этому название), номер и дата. Часто сверочные акты не имеют номера, а значит, нарушаются требования ст. 7 закона «О бухгалтерском учете».

Подписи

Напомним, что за ведение бухгалтерского учета на предприятии несет ответственность руководитель. Поэтому партнеру нужна подпись руководителя. Сверочный акт готовит бухгалтер, поэтому руководителю нужна подпись бухгалтера. Напомним, что, согласно правилам КМ ЛР № 154 1996 года, в понятие «подпись» входят три элемента: название должности, собственноручная подпись и расшифровка подписи (инициал и фамилия).
В предыдущих публикациях мы уже говорили о том, что печать не является необходимым атрибутом документа.

Формы сверочного акта

Практика выработала несколько форм сверочного акта.

1. Сверяются только остатки. Сверка представляет собой двустороннюю таблицу (для обеих сторон-партнеров). На одной стороне таблицы автор акта указывает в графе «дебет» или «кредит» сумму остатка. Вторая сторона таблицы заполняется партнером. Нет необходимости указывать номер счета (например, 5310), так как номер счета – внутреннее дело предприятия. У партнера свои номера счетов. Такой вид сверочного акта дает мало информации в случае возникновения разногласий. Бухгалтеру надо будет дополнительно связываться с партнером и уточнять реквизиты документов, чтобы найти причину разногласий.
2. Сверяются неоплаченные суммы. Кроме указания общей суммы остатков, расписываются документы (название, номер, дата, сумма), по которым имеется задолженность. Такой сверочный акт более информативен. Часто этой информации бывает достаточно, чтобы обнаружить причину разногласий.
3. Сверяются все суммы. Такой сверочный акт содержит полный отчет обо всех суммах, «прошедших» между сторонами. Эта форма является наиболее информативной. Да и при компьютерном учете сделать такой акт-отчет очень просто.

Подтверждение оплаты

Сверочный акт удобно использовать не только для сверки остатков, но и для подтверждения получения оплаты партнером. Ведь плательщик не имеет на руках документа, подтверждающего получение партнером перечисленной суммы. Операцию перечисления безналичных денег с расчетного счета подтверждают несколько документов. У плательщика на руках есть выписка с его расчетного счета, подтверждающая факт списания денег с его счета.
У партнера – получателя денег на руках выписка с расчетного счета получателя, подтверждающая факт зачисления денег на счет получателя. Но плательщик не имеет в своем распоряжении документа, подтверждающего факт зачисления денег на счет получателя, и не знает, дошла ли оплата до адресата. Если в сверочном акте будут указаны полученные суммы со всеми необходимыми реквизитами, то у плательщика появится документ, подтверждающий получение оплаты получателем.

Счет в роли сверочного акта

Другой формой сверки является счет на услуги от постоянного партнера. Например, Lattelekom, LMT и т.п. Предприятия, оказывающие услуги ежемесячно, выписывают счет на оплату. Как правило, в этом счете указывается текущий остаток. Если получатель услуг не согласен с указанным в счете входящим остатком, то он выясняет разногласия, если согласен с указанным остатком – оплачивает указанную в счете сумму. Таким образом, счет кредитора, полученный после окончания отчетного года и содержащий входящий остаток по расчетам с предприятием, выполняет функцию сверочного акта. Это правило относится ко всем предприятиям, оказывающим постоянные услуги, например, сдающим в аренду помещения. Если в счете на конец года указан текущий остаток – этого достаточно.

Нет остатков

Среди партнеров предприятия есть такие, остатки по которым на конец года равны нулю. Нужно ли сверять остатки с ними тоже? Закон «О годовых отчетах предприятия» требует сверять остатки с дебиторами и кредиторами на дату составления баланса. Следовательно, если на конец года у вас нулевой остаток по расчетам с партнерами, то сверку можно не делать. Однако бухгалтеры хорошо знают: нулевой остаток не означает, что этот остаток правильный.

Кто первый?

Закон «О годовых отчетах предприятия» не устанавливает, кто должен быть инициатором высылки сверочного акта. Как вы это сделаете, закон не регламентирует. 

Дата сверки

Крупные предприятия в соответствии с нормами статьи 12 закона «О бухгалтерском учете» делают годовую инвентаризацию за 2-3 месяца до окончания отчетного года. По итогам инвентаризации составляют и присылают сверочные акты. Однако закон «О годовых отчетах предприятия» однозначно требует сверки остатков именно на конец года. Поэтому промежуточные сверки не могут заменить годовую сверку. 

Без ответа

Закон о годовых отчетах позволяет в спорных случаях остатки в балансе указывать в соответствии с данными бухгалтерского учета. Так как не указаны критерии спорных случаев, то предприятию при проверке надо будет доказывать спорность каждого случая.
Думается, что именно к таким спорным случаям и относится ситуация, когда партнер не отвечает на посланный сверочный акт. Думается также, что в этом случае предприятию не надо будет доказывать факт посылки сверочного акта, так как обязанность сверки является обоюдной. Партнеры независимо друг от друга могут инициировать взаимную сверку.
Часто в сверочном акте делается приписка следующего содержания: «Если в течение 10 дней нами не будет получен ответ, то остатки будут считаться согласованными с вами». Даже при наличии такой приписки, если по истечении этого срока будет все-таки получен сверенный акт и в нем будут указаны расхождения, то присланный акт будет иметь силу. Закон не регулирует сроков сверки.

Бухгалтерская газета № 5 2005 год