По-русски
Piemēram: PVN deklarācija
Jūlija Loseva

Оправдательный документ – чек Pie ierakstiem

Оправдательный документ – чек

Статья 2006 года


Бухгалтерский учет без оправдательных документов – бессмыслен. Как бы правильно ни были сделаны проводки, но если не сохранены оправдательные документы, то грош цена всем проводкам и отчетам. Вспомним статью 7 закона «о бухгалтерском учете»: «Статья 7. В бухгалтерских регистрах делают записи, которые основываются на оправдательных документах.». Если с подшивкой документов стандартного размера особых проблем нет, то сохранение чеков – задача не столь тривиальная. Рассмотрим несколько путей решения этой проблемы.

Юлия ЛОСЕВА


Работа с любыми первичными документами в бухгалтерском учете включает несколько этапов:

1)     сбор (получение) документов;

2)     анализ (формальный и содержательный) и отбраковка документов;

3)     регистрация документа (легализация);

4)     проведение финансовых показателей документа по счетам бухгалтерского учета;

5)     подшивка документа;

6)     хранение;

7)     архивация.


Это относится ко всем документам, в том числе и к чекам. Специфика чеков заключается в их величине. Малый размер бумажного носителя не позволяет их подшивать, так же как и листы стандартных размеров (А4 и А5). Кроме того, малый размер чека не редко является причиной их утери. Поэтому бухгалтер должен разработать систему сохранения чеков, позволяющую:

1)     предотвратить возможность утери чеков;

2)     легко и быстро найти необходимый чек.


Латвийское законодательство не регулирует вопросы организации хранения документов. Тем не менее практика выработала единый подход: документы подшиваются в папки, а папки хранятся в шкафах (на полках). А вот принцип распределения документов по папкам у каждого предприятия свой.


Каждое предприятие самостоятельно разрабатывает:

1)     принципы распределения документов по папкам;

2)     принципы хранения папок в шкафах (на полках).


При разработке системы распределения документов по папкам придерживаются трех основных схем:

1)     хронологической

2)     систематической

3)     смешанной.


При хронологическом способе подшивки документов, документы подшиваются в папку в порядке их поступления, причем независимо от типа документа. Таким образом, внизу находятся более ранние документы, а сверху – более поздние.

При систематическом способе документы подшиваются в папки по видам документов. При этом они могут по каждому виду собираться в хронологическом порядке или в каком-либо другом, например, в порядке следования номеров (для исходящих документов).

Как правило, чисто хронологический принцип используется только на очень маленьких предприятиях, на которых количество документов за год не превышает пару десятков. В остальных случаях используется комбинированный способ: часть документов подшивается в систематическом порядке по видам документов или по партнерам, часть документов подшивается в хронологическом порядке.

В бухгалтерии должно быть обязательно разработано положение о хранении документов и распределении их по папкам, чтобы любое третье лицо смогло легко и быстро найти нужные документы, не обращаясь к бухгалтеру за помощью.


Фиксация чеков


Обычно документы стандартного размера (лист – А4, пол-листа – А5) подшиваются по левому торцу. Для этого при подготовке документов оставляют поля шириной 2-2,5 см (в соответствии с требованиями Правил КМ о разработке и оформлении документов). Чеки таким способом подшить невозможно. Поэтому для хранения их прикрепляют к стандартным листам.

Совершенно недопустимо:

-        хранить чеки «навалом» в прозрачных кармашках-файлах

-        прикреплять чеки к листу простой скрепкой.

В обоих случаях не обеспечивается надежное фиксирование чека и предохранение его от утери или злонамеренной подмены. Чеки обязательно должны быть зафиксированы. Фиксация чека на стандартном листе может быть осуществлена двумя способами:

-        приклеены (жесткое фиксирование);

-        закреплены скрепкосшивателем (мягкое фиксирование).

Приклеивание чека предпочтительней, так как в этом случае сложнее подменить чек. При фиксации чека скрепкосшивателем подмена чека совершается совершенно незаметно. Поэтому рекомендуем пользоваться только жесткой фиксацией чека – приклеивать его к листу бумаги. При приклеивании чеков следует проверять качество приклеивания, так как не все клеящие средства (например, клеящие карандаши) надежно склеивают листы.


Основа для фиксации


 Поступающие в бухгалтерию чеки могут быть «независимыми» или быть приложением к документу, который чек оплачивает. Это и определяет ту основу, на которую клеится чек.

 Если чек приходит совместно с другим документом, то он может быть зафиксирован (приклеен) к этому документу. Например, чек идет в сопровождении квитанции. В этом случае обязательно чек должен быть прикреплен к квитанции, в которой содержатся дополняющие чек реквизиты. Кроме того на квитанции обязательно должен быть записан номер чека, приложением к которому является квитанция. А вот квитанция (с приклеенным чеком) может также фиксироваться, как и остальные чеки (на том же листе), либо подшиваться отдельно.


 Если чек приходит в сопровождении накладной, то есть два варианта фиксации этого чека:

-        чек приклеивается к оплачиваемой накладной;

-        чек фиксируется отдельно от накладной (на отдельном листе, где приклеиваются и другие чеки).

В любом случае на накладной должна быть проставлена ссылка на оплачиваемый чек – указаны номер, дата и сумма чека (в самом чеке проставляется ссылка на оплачиваемую накладную ). Отметка об оплате чеком может быть проставлена в графе накладной «особые отметки» либо при выдаче чека на накладной может быть отпечатан так называемый «мягкий чек»: в специальное отверстие (щель) кассового аппарата вставляется край накладной, на которой отпечатываются данные выбитого чека. Такой отметке стоит отдать предпочтение.


 Если чек является «одиноким», т. е. не сопровождается «материальным» документом, то его следует зафиксировать (приклеить) на отдельном листе, который пробивается дыроколом и подшивается в папку. Если фиксироваться будет только один чек, то достаточно и четверти листа для его подшивки. Однако в большинстве случаев приходится подшивать сразу несколько чеков. В этом случае необходимо взять подходящий по величине лист бумаги – полный (А4) или половинку (А5). Иногда «одинокий» чек приклеивают к расходному кассовому ордеру, по которому физическому лицу компенсируются затраты. В этом случае в реквизите «приложение» дается ссылка на чек.


Приклеиваем чеки


 Чеки на листе могут приклеиваться как в «свободном режиме», т. е. каждый документ имеет вокруг себя пустое поле листа и не пересекает (не закрывает) другие чеки. Возможно и приклеивание чеков «внахлестку» – один поверх другого. В этом случае необходимо обязательно соблюдать правило: полоска находящегося под другими чеками документа обязательно должна быть видна. На эту «выглядывающую» полоску должен быть проставлен порядковый регистрационный номер.


Все чеки на листе обязательно нумеруются:

-        нумерация сплошная внутри данного листа;

-        чеки нумеруются последовательными числами от единицы с шагом один (1, 2, 3...) без использования дополнительных кодировок (1а, 1/с и пр.);

-        чеки нумеруются в порядке их следования по единому «маршруту», например, слева направо и сверху вниз.

Под этим номером информация чека записывается в регистр (авансовый отчет либо отчет о затратах).

 Если на предприятии или в самой бухгалтерии предусмотрена сплошная регистрация всех входящих документов, то можно отдельно чеки на данном листе не нумеровать и использовать для отражения в регистре регистрационный номер из журнала регистрации бухгалтерских документов.


Оформляем лист


Лист, на который приклеиваются чеки, необходимо правильно оформить. Так как этот лист сам по себе тоже будет являться документом, то обязательно на нем (обычно – в верхней части листа) необходимо записать фирму и регистрационный номер (например, SIA ALFA r. Nr. 4010203040506), отчетный период (год, месяц) и название этого сборного документа, например:

-        чеки за бензин январь 2006 г.

-        чеки хоз. расходы март 2006 г.

и пр.

Кроме того, обязательно на листе надо записать обобщающую информацию о приклеенных чеках:

-        количество чеков;

-        контрольную сумму всех чеков.

Эта информация может располагаться как в верхней части листа рядом с фирмой, так в нижней части листа. Не стоит пренебрегать такой обобщающей информацией, так как она служит защитой этого сборного документа от утери или подмены размещенных на нем документов (чеков). Напомним, что контрольная сумма подсчитывается путем суммирования итоговых сумм всех документов.

 Хорошей практикой является также запись на листе обобщающих сумм по проводкам. Так, если на листе приклеены «бензиновые» и «канцелярские» чеки, то контрольную сумму – проводку можно записать отдельно по обеим группам чеков. Тем не менее если «однотипных» чеков достаточно много, то лучше каждый вид расходов приклеивать на отдельном листе.

 

 Листы-основы для наклейки чеков можно брать либо размером А4, либо размером А5 (если чеков мало). Бухгалтеры часто в качестве основы берут “испорченные” листы. В этом случае необходимо проследить, чтобы эта “испорченная” сторона не содержала нежелательной информации. «Испорченную» сторону листа следует перечеркнуть. В качестве основы часто используются вышедшие из употребления бланки. Увы, у бухгалтеров остаются неиспользованные отмененные бланки деклараций НДС и пр.


Авансовые отчеты


 Обычно чеки оформляются как приложение к авансовым отчетам подотчетного лица. Теоретически, само подотчетное лицо должно оформить свой авансовый отчет и приклеить оправдательные документы (чеки). Однако на практике этим часто занимаются сами бухгалтеры – оформляют авансовый отчет и дают его на подпись подотчетному лицу. Если все же подотчетное лицо само занимается оформлением отчета, то его необходимо ознакомить с правилами оформления отчета (в том числе и оформления листа с чеками) или показать образец.

 Однако не всегда чеки являются следствием расходования подотчетных сумм. На малых предприятиях руководитель часто тратит свои деньги на покупку необходимой «мелочевки». В этом случае неправильно называть его отчет о затратах как «авансовый». Это просто «отчет о затратах на хозяйственную деятельность». Должно быть разработано положение о компенсациях таких затрат и об оформлении соответствующих отчетных документов.


Проводки на чеках


Работу с чеками, как и с другими бухгалтерскими документами, регулируют Правила КМ № 585 от 21 октября 2003 года «О ведении и организации бухгалтерского учета». В частности, необходимо соблюдать следующий пункт:

«8. Документы, соответствующие установленным для оправдательных документов требованиям, используются для записей в регистрах бухгалтерского учета с целью систематизации включенной в эти документы информации о хозяйственных сделках предприятия. После проверки оправдательного документа на нем указывается проводка по книгам (контировка) или обеспечивается расшифровка этой проводки (контировки), если проводка по книгам осуществляется в электронной форме. Для предотвращения возможности осуществления повторной записи после внесения оправдательного документа в соответствующий регистр бухгалтерского учета в документе указывается порядковый номер записи». (в редакции 2006 года)

Из этого следует, что:

-        чек надо предварительно проверить и оценить, является ли он оправдательным (содержит все необходимые реквизиты и правильно оформлен);

-        записать на нем проводку или обеспечить расшифровку проводки;

-        записать на нем регистрационный номер.

 

Чек часто напечатан на очень маленьком листе бумаги, поэтому на нем сложно (а иногда и просто невозможно) записать проводку. Записывая проводку, мы не имеет права записью перекрыть напечатанную на чеке информацию. Поэтому представляется целесообразным в положении о бухгалтерском учете чеков предусмотреть, что на самом чеке проводка не проставляется, а ссылка на проводку осуществляется по регистрационному номеру чека, который записан в отчете (авансовом или о расходах). В таких отчетах всегда указывается регистрационный (порядковый) номер чека в данном отчете и проводки по финансовым данным чека. Таким образом, думается, отсылка по номеру является достаточной для однозначной идентификации проводок по чекам и делает излишней запись проводок на самом чеке.

www.jlf.ucoz.lv

Jfl
Jfl 05.07.2013 11:24, skatījumi: 378
7767 ziņojumi

Komentāri (2)

если б это видели новички. Но им не лень каждый раз откравать новую тему типа "как наклеить чеки"
Valterin
Valterin 05.07.2013 14:18
8641 ziņojums
* отрывать
Valterin
Valterin 05.07.2013 14:18
8641 ziņojums
Nosūtīt ziņojumu Pievienot Kontaktiem

Vietnes izmantošanas laiks bez autorizācijas ir beidzies!

Lai varētu turpināt izmantot vietni, jums ir jāautorizējas vai jāreģistrējas.

Pēc 10 sekundēm jūs automātiski novirzīs uz reģistrācijas lapu.