Сначала Вшему руководству нужно определиться хочет ли оно контролировать и учитывать эти запасы или ему пофиг. От этого и пляшите

конечно хочет все контролировать
Только вот как плясать то...бухучет то он вроде у всех одинаковый, но есть нюансы. И этих нюансов в гостинице мы не знаем. Как вести бух и складской учет чтобы это все взаимодействовало
и пример белья, полотенец - для нас пока самый сложный

Раньше было по простому - выдал зав.складом инвентарь - накладная. Каждый месяц сверяли приход расход остатки... Навряд ли у вас так получится. В фирмах обычно люди так заняты, что не до учета им. Еще и само руководство путаницу вносит, цапнет что-нибудь никого не информируя.

Раньше зав.складом был. А теперь- экономия

Вот и я про это. Чтобы обеспечить строгий учет нужны дополнительные кадры, а это фирма себе позволить не может.

Есть отдельные програмные модули для гостиниц ( лично не сталкивалась ,но аналогично общепиту ), да стоит не очень дешево, но решает большинство задач, а если гостиница и не одна... И это задача не бухгалтера, а руководства, которое хочет вести детальный учет всего и вся...

Именно так...учёт материалов, это вообще не бухгалтерия ни разу. Нужна программа и работник, кто это всё будет заводить и контролировать. Кстати, не обязательно брать специализированную программу для гостиницы, ибо там много чего ещё есть, кроме учёта материалов. Вполне себе может подойти и простая программа для складского учёта.

Элементарно ,при отсутствии кладовщика. Заводим карточки учёта по товарным позициям взял отметился в карточке ,увезли на стирку так там по накладным и по весу. В конце недели сверка и отчёт простым актом .Прибыло -убыло. До 50 номеров доп.ресурсы не нужны. Владельцы сами контролируют .Проблема с мелочёвкой горничные подворовывают ,так это везде .Сразу на списание вся мелочь по резервациям и инструктаж . При этом методика -сколько на персону посуточно и по бытовой химии так же .

Что за карточки Вы имеете в виду? Бумажные?

Все элементарно : Карточки бумажные, пишем химическим карандашом, считаем на счетах и бухгалтер сидит в нарукавниках .... Шел 21 век...

Есть гостевой дом, все списываю сразу на 7-ку, шеф не заморачивается по этому поводу, но и расходов там больших нет. Туалетную бумагу, жидкое мыло, пакеты для мусора, чистящие-моющие, посуду,чай-кофе-сахар и прочие расходные привозят раз в полгода и все стоит в кладовке, администратор она же горничная, использует по мере необходимости. Второй работник дворник-сантехник-плотник покупает по чекам розетки-замки-выключатели и прочие ремонтные мелочи, когда это надо. Микроволновки, плиту, чайники, пылесос и то, что стоит подороже шеф заказывает или покупает сам. Белье в прачечную, мусор вывозят, питьевую воду привозят. Все. Как-то столкнулась с учетом в фирме, у которой две небольших гостиницы с горничными, кухней и поваром. Там учет тотальный, в каждой гостинице отдельный работник, который контролирует каждый рулон туалетной бумаги, без шуток. Ведется в эксел подробнейшая разбивка по подразделениям, учитывается даже сколько туалетной бумаги использовали отдельно работники кухни, а сколько прочий персонал, санузлы отдельные. Горничные убирают номера только под контролем этого работника, все, что клиент не использовал ( мыло, шампуни, гель для душа), если упаковка целая, то горничная должна это все сдать на склад. Начатые упаковки с остатками, так же все собираются и выдаются потом персоналу. О каждой просьбе клиента заменить полотенца, постельное белье так же докладывается, перед отправкой в прачечную белье взвешивается до грамма. Расход чистящих средств так же рассчитан и контролируется.Так что, как организовать внутренний учет запасов - это дело вкуса.

Ir nedaudz ku-kū vadītāji, kas uzskata, ka apkopējas galvenais uzdevums ir kādu dvieli nozagt un ir saprātīgi vadītāji, kas tomēr paredz kaut kādus palagu zudumus laika gaitā. Man ir paveicies ar otrajiem un attiecīgi vadība neliek katru segu krājumos uzskaitīt. Norakstu grāmatvedībā iegādes brīdī kā mazvērtīgo inventāru (t.sk., televizorus, krēslus, galdus un tamlīdzīgi). Arī tualetes papīra krājumus pa taisno uz izmaksām, netaisot gada beigās korekciju. Nav tā summa atlikumā tik būtiska, lai ietekmētu bilances stāvokli. Ne jau nu banka izdomās, ka kredītu nepiešķirs, jo krājumos nav tualetes papīrs uzskaitīts.

И что ? В каждую кладовку по комп и штрих коды и сканеры и сразу на сервер .Если фирмы занимаются по сдаче квартир или мини гостиница .И с буха все расходы списывать. Последнее время складывается впечатление на форуме ,что бухгалтера не помогают владельцам .Сразу видно ,кто Думает и Понимает Владельца.А бухгалтера сплошь айтишники .

Ну да, ну да, бедные бедные владельцы ... никто их не понимает, никто им не помогает...
И это Вы предлагали в каждой кладовке вести ручной учет, ну да ладно...
Но знаете, открою страшную тайну, есть владельцы которые не экономят на спичках ( это образное выражение, если что ) и используют технологии , чтобы и себе хорошо и работникам удобно

Если у владельца в голове каша манная с комочками и он уверен, что все работники воруют, то пусть сам за ними и следит, нормативы на туалетную бумагу устанавливает.Все должно быть в пределах разумного. Все гели-шампуни-мыло меняется перед каждым заселением, так что посчитать не сложно, а уж если клиент чем-то не пользовался, то это всегда была "добыча" горничных, клиент за это уже заплатил. Если владелец хочет на этом съэкономить, то пусть сам и напрягается, как ему по второму разу флакончик мыла продать. Бухгалтера это вообще никак не касается.

Гели и шампуни гораздо выгоднее покупать по 5 литров и разливать во встроенные дозаторы. А белье зачем пересчитывать и какие-то карточки заводить? Просто запретить выбрасывать самим пришедшее в негодность и раз в какое-то время проверять. Вместо испорченных докупать новые.
Но, вообще,это, конечно, не дело бухгалтера.